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幹事に任命されてしまった!まずは何をするべき?

まずは自己紹介

何はともあれ、まずは挨拶です。

今回の社員旅行の幹事をすることになった旨と自己紹介、そして社員の慰労と益々の団結を可能とする社員旅行を計画したいという決意表明、それに対しての協力願いを、社員へ伝えましょう。

最近は社員旅行に対して「めんどくさい」とか「行きたくない」という声も聞かれ、幹事にとっては悩ましい限りですが、やるからには良いものを作りたいという気持ちを社員に伝え、協力体制を作り、自分自身が身動きのとりやすい状況を作ることが大切です。

アンケート

社員旅行の幹事の役割は非常に重要です。

幹事のスキルによって社員旅行の優劣が決まるといっても過言ではありません。では、社員旅行をより良いものにするために幹事がすべきこととはなんでしょうか。それはずばり、事前の準備の徹底です。

そのために、まずはアンケートで社員の希望を集めましょう。出欠確認、希望の日程、行きたい場所、やってみたいことなどを調査し、それをまとめる作業から始めます。

アンケートは、ある程度幹事側で内容を絞って、選択制にすると集計しやすくプランも立てやすいです。

去年のアンケート結果などがあれば、それを参考にするのも良いでしょう。去年の幹事に、アンケートが残っていないかの確認と、やろうと思っていたけど実際にはやらなかったプランやイベントなどを聞いてみて、それらを今年の社員旅行に活かしてみるのも良いでしょう。

アンケートをまとめたら、旅のざっくりとしたプランを決めます。予算を考慮して、人数や日程調整、行き先、内容などをある程度決めてから、旅行会社と旅のプランの詳細を練っていくとスムーズです。

事前準備

旅行の詳細が決まったら、次は当日の運営に向けての準備です。旅行の移動手段の確認、宿泊先、食事先の手配、レクリエーションやアクティビティの時間配分、宴会の段取りなど、滞りなく社員旅行が行われるために、事前準備をとにかく綿密に行ってください。

例えば移動手段はバスが良いのか、電車が良いのか、集合場所は?集合時間は?宿泊先は温泉旅館が良いのかホテルが良いのか、宿泊先の宴会場は?食事は?と検討すべきことは事細かにあります。一つ一つに対して疑問を持ちながら、計画を立て、無理なく無駄のないプランを作ってください

そういった細かいことに加え、社員が満足できるイベントの企画や、宴会時に社員に余興をしてもらうのであればその依頼もしなければいけませんし、宴会がスムーズに流れるための司会進行の準備も必要です。

また、旅先では、気分が悪くなった社員のケアや、事故、宿泊先の備品が破損した等のトラブルが発生した時の対応もしなければいけません。常備薬の準備や、旅行先付近の病院や薬局、コンビニといった施設情報も入手しておきましょう。万が一に備えての旅行保険などについても検討しておくと良いでしょう。

社員旅行の工程等は事前にメールで連絡を

旅行の工程や内容は、事前にメールなどで出席者に知らせておきましょう。旅行のスケジュールを社員一人一人が把握することで、時間管理もスムーズになり、当日の幹事の業務も軽減されます

また、旅行に必要な持ち物や、人によっては旅行に持参した方が良いもの(酔い止め薬など)の一覧などもお知らせしておけば、社員がそれぞれに事前に準備できますし、それによって充実した社員旅行を過ごせますので、そういった気遣いもできると良いでしょう。

幹事は旅行当日も忙しく、旅を満喫するのもなかなか難しいように思えます。しかし、事前準備さえしっかりしておけば、当日は不測の事態が起こらないかぎり、幹事も旅を楽しむ余裕があります。幹事だからといって気を張り過ぎず、自身も社員旅行を楽しみましょう。

(画像は写真ACより)

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