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社員旅行に家族が参加する際の注意点は?

外資系や若い経営者を中心に、社員旅行で家族同伴を認める会社が増えてきました。社員旅行に参加する家族の旅行費用の取り扱いや、税務の処理の仕方など注意する点をまとめてみました。afg6krxa

社員旅行とは

社員旅行とは、社員の慰労と親睦を図り、収益に貢献することを期待して行う旅行です。社員旅行の費用や日程は「社会通念上一般的なもの」でなければいけません。

国税庁が提示した例では、会社の費用負担は10万円ほど、旅行日程は4泊5日以内のもの(海外旅行では、現地での宿泊が4泊5日以内)、従業員の半分以上の人数が参加するものとされています。

支店や部署ごとに行く場合は、それらの支店や部署に所属する従業員の半分以上です。

旅行不参加者に、不公平だからと、旅行代金を支給するとどうなるでしょう。

旅行費用相当額の支給と旅行とを、自由に選べるシステムにしたことになり、福利厚生費と認められなくなります。旅行費用を金銭で受け取った不参加の社員はもちろん、旅行参加者も全員給与とみなされて給与課税されてしまいます。

ただし、宿直などでどうしても参加できない社員に、旅行費用相当額を支給した場合、支給された不参加者は給与課税されますが、他の参加者は福利厚生費と認められ経費となります。

家族は社員?

家族は社員でしょうか。社員を陰で支えている功績はありますが、従業していないので社員としては認められていません。

つまり、家族は参加社員数に算入されないし、家族分の旅行費用は、福利厚生費として認められないので経費になりません。

家族の旅行費用の処理方法

会社側が家族の旅行費用を全額出した場合は、どうなるでしょう。

会社が家族の旅行代金を全額負担すると、家族同伴の社員への報酬とみなされ、社員と家族、両方の旅行費用が給与課税されます。もちろん、単身で参加した社員は、給与課税されません。

社員が家族分を負担した場合は、社員分は会社の経費になり、家族分は別会計で処理します。旅行代理店には、社員分と家族分、別々に請求書・明細書・領収書を書いてもらいます。

法人税の処理

一般的な社員旅行は、福利厚生費として認められ、全額経費として損金処理できます。ケースにより、交際費、役員報酬、給与になる場合があるので、注意しましょう。

交際費となるのは取引先を招待した旅行、役員報酬となるのは役員だけの旅行です。これらは、損金に算入できません。

給与となるのは高額な旅行や4泊5日以上の旅行、家族分を会社が負担した時、旅行に行くか、金銭でもらうか選べる時などです。

消費税の処理

国内で使われた旅行費用は、全額課税仕入れとして仕訳します。海外旅行の場合は、海外の費用については課税仕入れとなりませんが、国内でかかった費用、パスポート取得代や空港までの運賃などが課税仕入れとなります。

ただし、ボーイや仲居さんへのチップは謝礼ですので、課税仕入れにはなりません。

旅行費用が、福利厚生費でなく給与手当になった社員の場合、旅行費用は国内における役務提供なので、課税仕入れとして仕訳します。

社内規定

社内指定に、社員旅行の費用や日程、参加者などについて明確にしておきましょう。明確に規定されていれば、会社側も旅行の予定、企画が立てやすいばかりでなく、国税庁にも社内規定を根拠に明確な説明ができます。

旅行の資料

税務調査の対象になることが多い社員旅行です。旅行の資料は、後に税務調査があった時、きちんと説明ができるように、整理・保管しておきましょう。

旅行の資料とは、旅行のお知らせ、企画書、パンフレット、日程表、領収書、明細書、集合写真などです。

社会通念が大きく変化している時代、家族同伴の社員旅行が、珍しくなくなってきました。社員旅行の規定は法律できっちり決まっているわけでなく、グレーな部分が多いのが実情です。

備えあれば患えなし、税務対策をしっかりしておけば、家族同伴の社員旅行は福利厚生費として問題なく認められるでしょう。

(画像は写真ACより)

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