幹事業務で失敗しないために

幹事役はぜひやりたいという人と、幹事なんて無理だという人に分かれますが、もし会社で幹事役に指名されたとしたら、頑張るしかありません。

誰が幹事をやるかを決める場合、半数近くの会社は新人などでの持ち回りで決めているため、突然幹事に指名されてしまうこともありうるのです。

友達との食事会や、サークルの飲み会の幹事ならやったことがあるという人でも、会社の幹事は失敗が許されないため荷が重い、と感じることも多いものです。

社員旅行で幹事になった時には、失敗しないためどんなことに気をつければいいのでしょうか？

幹事業務は意外と大変！？

集団旅行の幹事は、決めなければならないことや連絡しなければならないことが多く、意外と大変な業務です。仕事が忙しくても後回しにせず、まずは時間的に余裕をもって、取り組みましょう。

幹事の業務をこなすために、残業をしたことがあるという人は、幹事経験者の6割から7割にのぼります。平日は仕事が忙しいために、休日に幹事業務をしたという人もいるようです。

社員旅行は参加人数が多く、参加者の年齢もさまざまなため、なるべく多くの人に満足してもらえるよう、考慮する必要もあります。特に上司や取引先に対しては、事前に希望を聞く、などの丁寧な対応が必要です。

多くの人が楽しみにしている旅行なので、幹事が苦手という人も、前向きに取り組んでみましょう。多くの人とコミュニケーションが取れる機会だと捉えると、幹事業務が楽しく思えてきますよ。

ビジネスチャットなどの、便利なツールを活用しよう

幹事業務では、準備の打ち合わせや、要望の聞き取り、連絡などの、細々としたコミュニケーションを、円滑にこなす必要があります。しかし、多くの人とやり取りをしなければならず、個別に行っていると、大変な時間がかかってしまいます。

そんな時には、ビジネスチャットや一斉メールなどの、便利なツールを活用して、効率的にコミュニケーションが取れるようにしましょう。

特に、ビジネスチャットを使うと、聞き取りや、連絡など段取りがスムーズにできます。ビジネスチャットには、個別にメールを読んだかどうかを確認できる、返信期日付の個別タスクがあります。

この個別タスクを使うと、メールに気がつがなかったので読んでいない、などの連絡漏れも防ぐことができるのです。トラブルを防ぐのにも役に立ち、効率的な段取りができるので、ぜひ活用してみてください。

幹事業務をサポートしてくれる旅行代理店に委託するのがコツ

仕事がとても忙しい場合や幹事業務にまったく自信がない、という場合には、幹事業務をサポートしてくれる旅行代理店に委託する、という方法もあります。

インターネットで「幹事業務サポート　旅行代理店」などの検索ワードで検索して、強力サポートしてくれる旅行代理店を、探してみましょう。

団体旅行や社員旅行を得意とする旅行代理店は、ノウハウもあるため、幹事さんの強力な味方になってくれます。

通常業務が本業なのを忘れないで

幹事業務で失敗したくないからといって、幹事業務を優先しすぎるあまり、通常業務をおろそかにしていると、本業でトラブルが起こってしまうこともあります。

幹事業務がうまくいっても、通常業務が遅れてしまい、トラブルが起きてしまっては、旅行に行けなくなることもありえます。幹事と仕事はきちんと区別して、あくまでも通常業務が本業であることを、忘れないようにしましょう。

旅行が近くなると、仕事も終わらせなければならないし、幹事業務もしなければならず忙しくなってきます。便利なツールや外部サポートをうまく活用して、通常業務を優先する気持ちを忘れないことが大切です。

（画像は無料写真素材写真ACより）