海外社員旅行を福利厚生費で経費計上するための条件

社員旅行で海外に行けるのは、社員にとっては嬉しいものです。会社への愛着も、一層湧きます。また、会社にとってもメリットは多く、福利厚生費として経費計上したい、と考える会社も多いですね。

しかし、海外社員旅行を、福利厚生費として経費計上するためには、いくつかの条件をクリアしなければなりません。旅行計画を進める前から、条件を確認して、条件に合う計画を立てる必要があります。

計上できる条件としては、旅行の日数、社員の参加者割合、会社負担額、目的、の4つの項目があります。また、特定の社員のみを対象にした旅行や、社員家族の旅行費用、不参加の社員への金額支給、などは経費計上ができないため、注意が必要です。

この他にも、保険料やキャンセル代などについても、細かく規定がありますので、細かい点についても確認しておきましょう。

余裕のあるスケジュールがおすすめ

毎年違う国に行く場合には特にそうですが、「あそこも見たい、ここも行きたい」と欲張りな観光計画をたててしまいがちです。しかし、海外では日本のように時間通りに物事が進まない国も多くあります。

また、社員にも時間通りに集合しない人や、体調を崩す人が出ることもあります。落し物などの、予期せぬ小さいトラブルも予想されます。

スケジュールを決める際には、分刻みのスケジュールではなく、余裕をもたせて計画を立てることをおすすめします。

パスポートや現地通貨の準備を

海外旅行にはパスポートが必要ですが、取得が必要な社員や、期限切れで継続申請が必要な社員もいます。

パスポートの申請には、通常一週間ほどかかります。また申請のためには、戸籍謄本か抄本などの準備も必要です。しかし、社員は仕事が忙しいと、パスポート申請を後回しにしてしまいがちです。

パスポートの確認は、早めに行うべきです。全員がパスポートの取得や継続申請を完了できるようにサポートをして、出発できない人が出ないようにしましょう。

また、持ち物や両替についても、基本的な情報を伝達しておくことで、トラブルを減らすことができます。現地の通貨への両替は、国内で出発までに両替をして、準備をすませましょう。

旅行先でのトラブルを想定しておこう

海外旅行先では、事故や事件に巻き込まれる可能性は、決してゼロではありません。もしものトラブルに備えて、トラブルが起こった場合の対処法について想定しておけば、現地で慌てることがありません。

迷子になったり、電車に乗り遅れたりした場合には、どのように連絡をとるべきかなどを、徹底して伝達しておくべきです。

また、両替金額が不足して換金したい人や、体調を崩して病院に行きたい人が出ることも予想されます。予想されるトラブルに対処してくれる旅行会社を選ぶか、トラブルの対処法を検討しておきましょう。

旅行会社といえども、すべての国について詳しい訳ではありません。スケジュール上の不満や、現地トラブルを減らすには、渡航先に詳しい旅行会社を選ぶことも大切です。

旅行先の気候や注意事項も伝えておく

海外旅行の持ち物や、その国ならではのタブーについても、ある程度は会社からのサポートが必要です。旅行代理店からの情報を、社員にも伝達しましょう。

渡航先の気候、電気製品を充電する際の変換プラグの必要性、など持ち物についてもサポートすると、現地で不満が出るのを防げます。

お釣りの受け渡し方、ジェスチャーの意味の違い、挨拶の仕方、宗教の違いによるタブーの違い、などの習慣の違いも、簡単に伝えておくほうがいいでしょう。

社員は、社員旅行前になると、特に仕事が忙しくなりがちです。気持ちよく旅行に出立できるよう、早めにサポートを開始しましょう。

（画像は無料写真素材写真ACより）