「社員旅行報告書」の作り方

社員旅行が無事終了してホッとしたのもつかの間、幹事がしなくてはいけないことはまだあります。「社員旅行報告書」と「会計報告書」の作成です。両方合わせて一つの報告書になっている会社もあるでしょう。社員旅行の報告と精算をして、初めて社員旅行の完了になります。

「社員旅行報告書」なんてどんなことを書けばいいの！？と思うかもしれません。そんなに難しく考える必要はありません。具体的な内容と所感を記入すれば良いのです。忘れないように、社員旅行終了次第すぐに報告書を作成しましょう。

社員旅行用に前の幹事が使っていたテンプレートがあれば、それに記入すれば良いですね。2～3代前の幹事までに聞いてみましょう。テンプレートはあるよとデータをもらえたり、自分で好きに作ったというデータをもらえることもあるでしょう。そんなときはぜひデータをもらって活用しましょう。

「社員旅行報告書」で検索すれば、サイトにも様々なテンプレートがあります。それを使って書けば簡単です。そんなに難しいものではありません。何を明記すれば良いのかと言うと、

1、旅行の実施日2、旅行先3、参加人数・欠席者（欠席理由）4、旅程5、費用6、所感この6点です。

上司や先輩から特に必要な項目が追加されてなければ、この6点の記入があれば「社員旅行報告書」になります。欠席者の明記については、参加任意の社員旅行であれば必要ありません。

作成に抵抗を感じるとすれば、所感についてでしょう。文章を書くのが苦手な人には、何をどう書いていいかわからず言葉の選び方がわからない場合もあるでしょう。

所感に書くポイントとしては、1、当日の天候2、旅行中の雰囲気3、印象に残った観光場所4、面白かった出来事5、イベントなどへの他人からの評価などになります。

会計報告書を作る

社員旅行には、自費で行く場合と会社の経費で行く場合があります。自費で行く場合は、参加者への報告として報告書と返金作業があります。会社の経費の場合は、福利厚生費として計上しますから、会社に提出する報告書として監査も目を通す正式な書類となります。

「社員旅行報告書」の中に費用を書く欄がありますが、この報告書で会計も済ませるのであれば、別途添付として領収書や計算書をつければ良いでしょう。

会計報告書を作るときは、エクセルなどで計算式を作り、領収書を添付します。報告書の数字と領収書の数字があっているかどうかは必ず確認しましょう。

領収書の明細が書いてないと何の支払いだった自分でも思い出せないときがあります。領収書をもらったときに裏に走り書きでもいいから、内容を書いておくといいですね。

また、社員旅行の会計監査がある会社の場合は、誰が見てもわかるような明細はやはり必要です。

新入社員向けにWEBで発信

社員旅行を行なう会社であることを、外部に発信する会社もあります。ホームページに社員旅行の様子をわざわざ掲載している会社は、ただの報告をしているのでありません。

新入社員採用のためのアピールにしている場合が多いです。就職活動を始める学生が会社の概要を知りたいと思ったら、まずその会社のホームページを見ます。

社員の様子や社内の雰囲気を感じることができますし、福利厚生がしっかりしているかどうかの判断もできます。

会社側としては、社員旅行が社員への慰労やコミュニケーション効果を与えるだけではなく、会社のアピールへとつなげていく材料になります。

そのために、WEBでの発信力を利用してホームページに社員旅行の報告をする会社も増えています。場合によっては、ホームページに載せるために報告書の内容が使われることもあります。

ホームページに載せるつもりがあるかどうかは、社員旅行の前に聞いておいたほうが良いでしょう。旅行の後になって、写真が大量にいると言われてもどうしようもないですからね。

報告書は帰ってからでも書けますが、写真が必要かどうかの確認をしておき、会計報告のために領収書をしっかりとまとめておく。これができていれば、幹事としての報告書作りはすんなりと終わらせることができます。

（画像は写真ACより）