社員旅行に行く前の準備

名簿作成参加者の名簿を作ります。氏名、電話番号、メールアドレス、所属部署、アレルギーや好き嫌い、喫煙の有無などを一覧にします。

情報収集前回の幹事や経験者に、宴会の雰囲気、料理、飲み物、場所の広さや形状などの情報を集め、トラブルの有無や対応方法なども聞いておきましょう。

宴会場と料理など決定宿で提供可能な料理のアンケートをします。また、好き嫌いやアレルギーの有無を把握しておきましょう。

集めた情報と社員へのアンケートをもとに、参加人数に合わせた宴会場を確保し、料理や飲み物を決めておきます。

羽目を外しそうな人が多い場合は、個室を選ぶか貸し切りにすると周りに迷惑が掛かりません。

役割分担複数の幹事で運営していくのなら、受付、会計、司会、記録撮影、会場など役割分担を決めます。

宿との連絡宿の人と電話で打ち合わせを細かい所まで詰めておきます。料理や飲み物の内容、テーブルの配置、開始が遅れたとき、人数変更の可否や連絡期限、キャンセル料が発生する時期等です。

飲み放題の場合、飲み物の種類を聞いておきましょう。カクテルやソフトドリンクの種類が充実していると喜ばれます。

アレルギーなどで食べられない場合、代わりのメニューで対応してくれるかどうかも確認します。

2次会ができそうな場所を、同じ建物内か近くに温泉街や繁華街があればそちらで、宿の人に聞いて目星をつけておき、確認しておきます。できれば予約までできれば安心です。

参加の再確認旅行のご案内に、キャンセル料が発生する期日を載せておき、キャンセル料が発生しないうちに参加不参加の再確認をしましょう。

宴会の準備

宴会の席順の決定宴会の席順は、気配りが必要です。仲の悪い人同士はそれとなく離しておきます。盛り上げ役をテーブルごとに配置しておき、拍手や笑いなどをタイミング良くしてもらいます。

喫煙者席を設けておきます。非喫煙者にとって、宴会の間中隣で喫煙されるのは迷惑です。

仲の良い職場ならくじ引きで決めるのも良い案です。くじとゲームアイテムを兼用させると楽しくなります。

挨拶や余興の依頼役職が上の方たちに、はじめの挨拶、乾杯の音頭、締めの挨拶を依頼し、新入社員や芸達者の社員に、余興を指名しておきます。

司会は、幹事がするのが普通ですが、苦手なときは司会をお願いしておきましょう。

小道具や景品の準備宴会のゲームや余興に使う小道具を準備します。手作りでも良いですが、ネットショッピングでも良いものが購入できるので利用すると手間が省けます。

抽選会やビンゴの景品を集めます。自社製品や取引先から提供されたもの、旅行先の特産物、女子社員が多ければ上質な化粧品やバッグなどバラエティーに富ませると喜ばれます。

もしもの対応として、酔ってしまったときの薬、ビニール袋、手袋、ティッシュペーパーなどを準備しておくと、慌てないで済みます。

宴会のタイムスケジュール宴会のタイムスケジュールを作っておきます。挨拶をお願いした人の名前や肩書き、起立、着席、前に来る、余興1、余興2、ゲームなどを書き込んでおきます。

タイムスケジュールをもとに、司会の台本を作っておきます。経験者などに点検してもらい、幹事全員でリハーサルをしておきます。

「ここでゲームの準備...」など、実際の動きを交えながらするのがポイントです。うまくいかない所は調整しておきましょう。

旅行先で

宿についたら宴会場の設備、広さなどの確認、料理や飲み物の確認、お願いしたものがあればその確認をしておきます。持ってきた小道具などの確認も。不備があれば修正しておきます。

宴会の30分前までに30分前までに、マイクの位置や使用方法など音響設備の確認、席の確認、席番号やしおりなどの配布、ゲームやビンゴなどの小道具や景品の準備、席決めのくじの準備などをします。

決められた役割の人が手分けをして進めていき、最後に、幹事全員で確認をしましょう。

宴会がはじめってから幹事の仕事として宴会の司会進行があります。挨拶や司会は、はっきりと大きな声で言いましょう。司会の雰囲気が宴会の雰囲気を左右します。明るく楽しい宴会になるように笑顔を心がけましょう。

時間が空いたら、お酌をしにいきましょう。一人でつまらなそうにしている人はいないか、具合の悪そうな人はいないか、全員を接待するつもりで行います。

宴会中は、どんなアクシデントが起こるか予測できません。その場の的確な判断が求められます。準備をしっかりしていれば、余裕を持って落ち着いて対処できるでしょう。

無事に宴会がお開きになったら、2次会の案内をします。最後に忘れ物はないか確認しましょう。飲んで気持ち良くなって大事なものを忘れてしまうかもしれません。

準備を万端に整えて、最後まで気を抜かないように、宴会に臨んでください。楽しく盛り上がった宴会を目指しましょう。

（画像は写真ACより）