幹事の負担は分担しましょう

社員旅行の幹事は、宴会の幹事とは比べ物にならないくらい大変です。3～4か月前から準備を始め、旅行先の場所・観光名所・宿泊場所・移動手段・昼食場所などそれぞれの下調べをします。社員の希望も聞かなければなりませんし、役員が絶対NGの場所ではないも確認しなければなりません。

決定したらそれぞれの予約・詳細確認などを経て、参加人数の最終決定まで気を許すことはできません。そのような流れの中で、お金の管理をするという重大な責務まで生じてきます。予算の立て方から、支払い・報告書まで一貫して行なう重要な仕事があります。

少人数の会社での社員旅行でしたら、1人の幹事でも大丈夫でしょう。大型バス1台で目一杯の参加人数程度から、1人の幹事では目が行き届かなくなってきます。社員旅行の内容に応じて係りや担当を分担することをおすすめします。

レクリエーション係りを決める

当日の旅行の流れとして、間が空かないように充実させておかなければなりません。移動中のバス内でのレクリエーション・到着先での社員の交流を目的としたレクリエーション・宴会などは、係りを決めて企画から進行までをする司会担当が必要になります。

当日の場が盛り上がるかどうかも幹事の腕次第。幹事本人が得意でしたら問題はないですが、企画段階から1人で行なうのは負担が大きくなります。

幹事が1人しかいないようでしたら仲のいい同僚や、得意な社員に手伝ってもらいましょう。係りになってもらった人に任せるか、一緒に企画していくかはそのときに応じて判断するといいですね。

予算や、参加者の人数などはきちんと伝えておかなくてはなりません。たとえ仕事とは関係のない行事であっても、報告・連絡・相談は綿密に取り合いましょう。社員旅行の成功のカギとなってきます。

1人でなにもかもやろうとして大変そうにすると、周囲からも気の毒に思えてしまいます。次からの社員旅行担当者へのプレッシャーにもなってしまいますから、シンプルなやり方で周囲からスマートにこなしているように見えたら幹事として大成功です。

お金の管理は1人で行なわず複数で行なう

最後まで気を抜けないのが、お金の管理。旅行前のお金の管理としては予算立てから始まり、旅行代金の決定・参加者からの集金などを行ないます。

旅行当日の支払いは、見積もりを取っておいた支払いの他に想定できない金額の支払いも生じてきます。宴会で想定以上にお酒を注文するなんてことも。

予算を立てるときの注意点として、予備費を多めにもらっておくことをおすすめします。きっちりと計算した金額で終わるような旅行であれば良いですが、企画によっては思わぬ追加料金がかかることもあります。

社員旅行が終わってから追加料金を請求されるのは、参加者もいい気はしません。何より幹事の会計報告がより煩雑になります。

多めに集金しても会計報告と返金をきちんとすれば、参加者は悪い気はしません。どちらにしても幹事が大変なのは事実ですが、追加料金の処理よりはやりがいもあり思わぬ現金に喜んでもらえます。

どういう状況であれお金の管理は大変です。幹事1人で抱え込むよりも、会計担当を決めて支払いや領収書の管理・会計報告までしてもらうことをおすすめします。お金の管理に関わる人が複数いる方が間違いも減り、周囲からも信頼されます。

当日のお金管理の注意点として、自分のお金ときっちり区別しておくことは重要です。当たり前のようですが、人によって考え方が違う場合があります。

どんなに少額であっても、ファスナー付きの集金袋に集金したお金を入れて区別しましょう。領収書を入れることもできますし、後の処理も楽になります。何よりも参加者から信頼してもらえます。

社員旅行の幹事になると大変なのは事実です。1人で抱え込まないで係りを分けるなどの工夫をすることが、旅行の成功につながります。お金の管理もきちんとして幹事が信頼してもらえれば、結果的には参加者の満足度が高い社員旅行になるでしょう。

（画像は写真ACより）